Materiaalien kilpailutus automaattisesti: mistä 2–4 % säästö syntyy

Lyhyt vastaus

Materiaalien automaattinen kilpailutus tuo talotekniikan urakoitsijalle tavallisesti 2–4 prosenttia halvemmat hankinnat ja 100–200 tuntia vuodessa jokaista työnjohtajaa kohden. Säästö ei tule paremmista sopimushinnoista vaan siitä, että jokainen tilaus kilpailutetaan — myös pienet, joita ei käsityönä ehditä kilpailuttaa. Turvallisuudesta huolehtivat hyväksyntärajat ja poikkeussäännöt, ei se että ihminen tarkistaa kaiken.

Työnjohtaja tilaa materiaalit. Hän tietää suunnilleen mitä ne maksavat, hänellä on kaksi tuttua tukkuria, ja isommissa erissä hän soittaa kolmannen. Pienemmissä hän ei soita, koska tilaus on kiireellinen ja kymmenen minuutin puhelu ei tunnu sadan euron arvoiselta.

Yksittäisen tilauksen kohdalla se on täysin järkevä päätös. Se on myös se kohta, josta raha valuu, koska pieniä tilauksia on paljon.

Mistä 2–4 % oikeasti muodostuu

Säästö ei synny paremmista sopimushinnoista. Sopimushinnat teillä todennäköisesti jo on, ja hankinnasta vastaava on hoitanut ne hyvin.

Säästö syntyy kolmesta paikasta:

Kilpailutus kattaa kaiken. Kun kilpailutus ei vie työnjohtajalta minuuttiakaan, se voidaan tehdä jokaiselle tilaukselle eikä vain isoille. Tästä tulee suurin yksittäinen erä. Pienten tilausten hintahajonta on tavallisesti isompi kuin suurten, koska sitä ei valvo kukaan.

Ajoitus tulee hyödynnettyä. Kampanjahinnat, rahtivapaat toimitukset ja erärajat huomataan järjestelmällisesti. Ihminen huomaa ne silloin kun sattuu katsomaan.

Virheet jäävät pois. Väärä tuotekoodi, kahteen kertaan tilattu nippu, väärään työmaahan kohdistettu kuorma. Nämä eivät näy hankinnan luvuissa vaan työmaan katteessa, ja siksi ne jäävät yleensä laskematta.

Kun nämä kolme lasketaan yhteen, tavallinen tulos talotekniikan urakoitsijalla on 2–4 prosenttia tilauksen arvosta. Miljoonan euron vuosivolyymilla se on 20 000–40 000 euroa. Käyttökatteessa tämä näkyy suoraan.

Miten työnkulku käytännössä menee

Työnjohtajan oma osuus ei juuri muutu, ja niin on tarkoituskin.

Tarve syntyy. Työnjohtaja kirjaa tarpeen samalla tavalla kuin nytkin: sähköpostilla, listana tai suoraan järjestelmästä työmaan materiaalilistalta.
Automaatio tulkitsee rivit. Tuotenimikkeet tunnistetaan ja yhdenmukaistetaan niin, että eri tukkureiden eri nimet samalle tuotteelle osataan yhdistää. Tämä on työnkulun vaikein kohta ja se, joka erottaa toimivan automaation esittelydemosta.
Tarjouspyynnöt lähtevät. Kaikille sopimustoimittajille yhtä aikaa, kunkin omassa muodossa.
Vastaukset vertaillaan. Hinta, saatavuus, toimitusaika ja rahti samassa taulukossa. Halvin ei aina voita: kolme päivää myöhässä oleva toimitus maksaa työmaalla enemmän kuin hintaero.
Tilaus tehdään tai esitetään. Tässä kohdassa on hyväksyntäraja — siitä lisää alla.
Tilaus kirjataan. Suoraan ERP:iin, kohdistettuna oikealle työmaalle ja litteralle. Tämä poistaa toisen kirjauskerran kokonaan.

Turvallisuus: hyväksyntärajat, ei tarkistaminen

Yleisin vastaväite on aiheellinen: entä jos automaatio tilaa väärin?

Väärä vastaus on ”ihminen tarkistaa jokaisen tilauksen”. Se palauttaa juuri sen työn, joka oli tarkoitus poistaa, ja käytännössä tarkistamisesta tulee parissa viikossa läpileimausta.

Oikea vastaus on rajat ja säännöt:

Euromääräinen hyväksyntäraja. Sovitun summan alle jäävä tilaus menee automaattisesti, sen ylittävä hyväksyntään. Raja asetetaan aluksi matalalle ja nostetaan sitä mukaa kun luottamus kasvaa.
Poikkeussäännöt. Tilaus pysähtyy ihmiselle, jos hinta poikkeaa yli 15 prosenttia edellisestä, toimittaja on uusi, tuotetta ei tunnistettu varmasti tai määrä on epätavallinen.
Täysi loki. Jokainen tarjouspyyntö, vastaus ja päätös on jälkikäteen luettavissa. Kun jokin menee vikaan, syy löytyy minuuteissa eikä sitä tarvitse arvailla.
Peruutusaika. Tilaus lähtee toimittajalle pienellä viiveellä, jonka aikana sen voi perua yhdellä klikkauksella.

Käytännössä ensimmäisen kuukauden aikana ihminen näkee kaiken ja hyväksyy paljon. Kolmanteen kuukauteen mennessä hyväksyttävää on enää murto-osa — ja juuri se murto-osa vaatii oikeasti harkintaa.

Mitä tämä vaatii teiltä

Vähemmän kuin yleensä oletetaan:

Lista sopimustoimittajista ja niistä yhteyshenkilöistä, joille tarjouspyynnöt nyt menevät.
Pääsy tilaushistoriaan, vuoden verran riittää. Sillä opetetaan nimikkeiden tunnistus.
Yksi ihminen, joka tuntee hankinnan ja käyttää siihen pari tuntia viikossa ensimmäisen kuukauden ajan.
Päätös hyväksyntärajasta. Siihen riittää yksi palaveri.

Uutta järjestelmää ei hankita. Automaatio käyttää niitä sähköposteja, tukkuriportaaleja ja ERP:iä, jotka teillä jo on.

Realistinen aikataulu

Ensimmäinen versio, jossa kilpailutus toimii ja tilaukset menevät hyväksynnän kautta, on tavallisesti käytössä 2–4 viikossa. Nimikkeiden tunnistusta hienosäädetään sen jälkeen vielä muutaman viikon: se on työnkulun osa, joka paranee datan karttuessa eikä ole koskaan täysin valmis ensimmäisenä päivänä.

ERP-kirjauksen automatisointi kannattaa jättää toiseen vaiheeseen, kun kilpailutus on osoittautunut luotettavaksi. Yksi asia kerrallaan tuotantoon.